Tildelingskontoret
Tildelingskontoret er helse- og omsorgsavdelingens forvaltningskontor og kommunens koordinerende enhet.
Personal
Ved utgangen av 2020 hadde kontoret 25,3 årsverk fordelt på 26 ansatte, hvorav 18,8 årsverk er ansatt som saksbehandlere.
Tildelingskontoret har i likhet med mange andre opplevd et krevende og annerledes år med hensyn til Covid 19. Store deler av året har medarbeiderne arbeidet fra hjemmekontor, med andre og nye samarbeidsmåter både eksternt og internt.
Medarbeiderne har håndtert dette på en profesjonell måte, og mange av endringene ser virksomheten vil fortsette utover pandemien; bruk av hjemmekontor, digitale møtearenaer gjennom Teams/Whereby, og digitale kurs/kompetanseheving. Flere oppgir hjemmekontor som positivt spesielt i fht saker som krever konsentrasjon, som for eksempel kompliserte og omfattende klagesaker. Men hjemmekontor i så stort omfang har også hatt sine utfordrende sider i fht fysiske - og personlige møter for faglige diskusjoner, kompetanseheving, arbeidsoppgaver og arbeidsmiljømessige hensyn.
Kontoret har ikke opplærte vikarer, som kan leies inn ved sykdom, ferie eller annet fravær. Dette er en belastning på gjenværende personell. Sykefraværet var i 2020 på 3,9% godt under måltallet på 7,5 % (8,2% i 2019). Kontoret har forbedret kvalitet på det interne systematiske HMS arbeidet, avvik mm gjennom arbeid i ulike fora som prosedyregruppe og KVAM (kvalitet og arbeidsmiljøgruppe).
Økonomi
Tildelingskontoret viser ved årets slutt til 3,35 mill. kr i mindreforbruk. Det var et positivt aktivitetsavvik på ABF området på 4,8 mill. kr. Tildelingskontoret fikk en samlet mindreinntekt på særlig ressurskrevende brukere på 1,0 mill i 2020, og har noe merforbruk knyttet til overliggerdøgn og kjøp av omsorgstjenester. Kontoret hadde en sterk økning av betalingspliktige døgn pga utskrivningsklare pasienter ved Nordlandssykehuset somatikk. 490 døgn i 2020 mot 2019. Betalingspliktige døgn i NLSH- psykiatri var derimot svært lavt i 2020.
Mål og resultater
I tillegg til primæroppgaven knyttet til forvaltningsoppgaver er kontoret tillagt andre oppgaver tilknyttet Tildelingskontorets rolle som kommunens koordinerende enhet. Deltakelse i stadig et økende antall arbeidsgrupper og prosjekter tilknyttet ulike innovasjonsprosjekter, hvor kontorets kompetanse og funksjon er viktig og essensiell.
Det er et økende behov for data og statistikk, samt analyse av disse i forhold til tjenestebildet og kommunens behov fremover.
Økende kompleksitet i tjenesten både i forhold til bruker/pasientkompleksitet, og nye verktøy som velferdsteknologi medfører behov for en grundigere kartlegging for å sikre rett tjeneste til rett tid og av rett varighet.
Tjenestetabell - antall vedtak av Tildelingskontoret Covid 19 har hatt stor betydning for arbeidssituasjonen i året som gikk med lavere søknads/vedtaksaktivitet i mars, april, mai, mai og juni. Det har vært stor pågang fra pårørende og brukere med spørsmål rundt de tiltak for smittebegrensing som ble iverksatt. I perioden august – oktober kom det en bratt økning i søknader. Spesielt for langtidsplasser med en nedgang igjen mot det “normale nivået” fra november. Dette har vært et svært krevende år for saksbehandlerne, og har medført økte behandlingstider En arbeidsgruppe etablert for vurdering av Tildelingskontorets organisering og kapasitet er av ressursmessige årsaker ikke fulgt opp og ferdigstilt i 2020. Tildelingskontoret ser en økning av bruk av alle velferdsteknologiske hjelpemidler, men potensialet er enda større, spesielt i miljøtjenesten og oppfølgingstjenesten psykisk helse og rus. Tjenestetabell - Utvikling bruk av Velferdsteknologi Tjenestetabell – Trygghetsalarm - utvikling antall tjenestemottakere med vedtak I samarbeid med ForUt er det i 2020 utarbeidet en manual for støtte for arbeidsflyten med data og registreringer i Gerica for saksbehandlerne. Dette er et hjelpemiddel både for erfarne og nye saksbehandlere, og sikrer en mer lik utførelse i forhold til dataene. Fokus i 2020 har ellers vært målene om å øke kvaliteten på vedtakene til den enkelte bruker, kvalitetssikre innhold, begrunnelser, samt sikre brukers klageadgang. Brudd på garantitid for innvilgelse av sykehjemsplass har vært på 34% i 2020. Ideelt mål er 0%. Årsakene er sammensatte og kan skyldes: Målet for beleggsprosent på korttidsplassene er inntil 90%. Sentrum sykehjem har også i 2020 hatt en høy beleggsprosent opp mot måltall, mens Sølvsuper Helse- og Velferdssenter har hatt en reduksjon fra 83 % i 2019 til 76 % i 2020. Opprettelse av Covidavdeling, og beleggskifte i alle avdelinger er hovedårsaker. Feil i registreringene er dog sannsynlig pga av opprettelse av dobbeltrom, som ikke er blitt korrekt registrert. Tjenestetabell – antall vedtak på korttidsopphold Institusjonsområdet har hatt en økning på antall søknader i 2020 (237) ift 2019 (221). 184 vedtak er innvilget i 2020 mot 151 i 2019. Flere søkere har fått innvilget vedtak “godkjent til langtidsplass” i 2020 (80) mot 2019 (60). 50 % er under 85 år. Tilnærmet 100 % av alle pasientene i sykehjem har omfattende bistandsbehov. Tjenestetabell – venteliste på langtidsopphold Tjenestetabell – alderssammensetning venteliste langtidsopphold Hovedutfordringer er flere hjemmeboende med store bistandsbehov, og økning i antall pasienter som venter på langtidsplass i korttidsavdelingene. Det er registrert en sterk økning i antall utskrivningsklare døgn fra Nordlandssykehuset HF (NLSH) som kommunen betaler for. Fra 46 døgn i 2017, 261 døgn i 2018, 280 døgn i 2019 til 490. døgn i 2020 ved somatisk sykehus. I NLSH-psykisk helse betalte kommunen for 147 døgn i 2019, og 19 døgn i 2020. Totalt 509 døgn. Tjenestetabell – kostnader overligger på Nordlandssykehuset HF For hjemmetjenesteområdet har hovedutfordringen i 2020 har vært tilgjengeligheten av dagtilbud. I et tjenesteområde som var krevende fra før, har 2020 pga reduksjon av tilgjengelige plasser pga smitteverntiltak medført at hovedtyngden av søkerne ikke har fått tilbud. Dette gjelder nye søkere og søkere som har søkt økning Tjenestetabell – dagtilbud til hjemmeboende eldre Les mer om mål og resultater
