Interne tjenester

Administrasjonsavdelingen (AA) består av stabs- og fellestjenester som HR-kontoret, digitaliserings- og IKT-kontoret (DIKT), kommunikasjonsenheten, service- og  og dokumentsenter, kommuneadvokatene, politisk sekretariat, beredskapsrådgiver og psykososialt kriseteam.

Koronapandemien har i betydelig grad påvirket alle enheter i administrasjonsavdelinga ved at det har oppstått mange nye oppgaver, endrede prioriteringer mellom oppgaver og nye måter å løse oppgaver på.  

Bodø kommunes kommunikasjonsarbeid under pandemien har blitt lagt positivt merke til både lokalt og nasjonalt.    Det har vært produsert nærmest daglige  pressekonferanser med informasjon til publikum om smittesituasjonen og håndteringen av pandemien, i tillegg til  omfattende produksjon av informasjonsmateriell,  og kampanjer i  sosiale medier.

Koronapandemien satte også sitt preg på gjennomføringen av møtevirksomheten i folkevalgte organer i 2020. Bystyret gjennomførte 7 møter, mens formannskapet gjennomførte 19 møter i 2020. Dette skyldtes blant annet at formannskapet for en periode hadde delegert myndighet fra bystyret for å behandles saker som ellers skulle behandles av utvalgene, samt at formannskapet hadde ansvaret for å fordele midler til næringslivet som følge av koronasituasjonen.   

Godt forberedt til å møte Korona utfordringer

Pandemien medførte et nærmest umiddelbart behov for å gi de fleste medarbeiderne tilbud om hjemmekontorløsning. D-IKT har over mange år jobbet med standardisering av utstyrsparken med fokus på mobilitet i tillegg til innføring av Office 365 som samhandlingsløsning for hele organisasjonen.. Mye av dette ble realisert som resultat av rådhusprosjektet. Dette har vist seg å være en klok strategi.

Når behovet for hjemmekontorløsning oppstod tok det D-IKT sammen med Atea som driftsleverandør mindre enn 1 uke å flytte flere tusen medarbeidere samt elever over på hjemmekontorløsning. Undersøkelser gjennomført i etterkant viser at løsningene har fungert meget bra og at det jevnt over er stor tilfredshet hos både medarbeidere og ledere i forhold til de tekniske løsningene.

Det har vært stort fokus på sikkerhet og beredskap i administrasjonsavdelingen  i 2020. Beredskapsansvarlige har vært sentral i kommunens kriseledelse og har i tillegg til ordinært beredskapsarbeid hatt underveisevalueringen av koronapandemien. Evalueringsrapporten beskriver viktige læringspunkter fra langvarig krisehåndtering, men gir også viktige innspill til kommunens videre samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid.

HR-kontorets bemannings- og driftssituasjon ble i likhet med øvrig organisasjon påvirket sterkt av pandemien Konkret medførte dette at hjemmekontor ble den foretrukne arbeidsform og kravene til digital kompetanse og IKT- ferdigheter økte i takt med den nye arbeidssituasjonen for medarbeiderne som ikke var involvert direkte i tjenesteproduksjonen ovenfor våre brukere. Midlertidig omdisponering av personell til andre oppgaver, og det å raskt få ut god og relevant informasjon til alle våre ansatte i kommunen ble prioritert på bekostning av både utviklingsorienterte og andre oppgaver som er tillagt HR-kontoret. Avklaringer på en rekke arbeidsgiverrelaterte problemstillinger og spørsmål som en tidligere ikke hadde vært i befatning med, utgjorde periodevis en stor andel av arbeidshverdag til den enkelte medarbeider i kontoret.

Servicetorget saksbehandlet servering, skjenke og salgsbevillinger. I 2020 hadde Bodø kommune 94 serveringsbevillinger, 46 salgsbevilling og 93 skjenkebevillinger. 7 skjenkekontrollører utførte jevnlig tilsyn og kontroll med utvidet kontroll under koronapandemien hvor det også ble utført tilsyn med smitteverntiltakene       

Bodø turistinformasjon fikk merke reduksjon av utenlandske turister i løpet av året, selv om det var godt besøk av norske turister i sommermånedene. Dette førte til nedgang i inntekter og turistinformasjon kom ut med et dårligere resultat enn normalt.

Kriseteamet er en del av Bodøs kommunes akuttberedskap. Kriseteamet sitt mandat er å gi psykososial omsorg og støtte etter ulykker, brå og uventet død, kriser og katastrofer. Kriseteamet jobber i akutt fasen og består av 15 medlemmer i tillegg til prest, politi og merkantil.

Kriseteamet er organisert direkte under ass rådmann.  Leder av kriseteamet inngår som medlem av Rådmannens krise- og beredskapsstab. Det har vært 21 saker i 2020,det som kjennetegner sakene er at de omfattende, sammensatte og krever stor ressursinnsats på flere plan.

Med hensyn til sakene i 2020, har antallet barnevernssaker holdt seg på et stabilt nivå, med en liten nedgang i begynnelsen av pandemien. Bodø kommune har hittil ikke merket noen økt arbeidsbelastning som følge av at barnverntjenesten har overtatt ansvaret for andre kommuner.

Med hensyn til prosedyre (saker for fylkesnemnda eller domstolene) er antall saker på rundt 25.

Økonomi

Administrasjonsavdelingen hadde i 2020 et merforbruk  på 4,6 mill kr. Av disse skyldes 0,8 mill kostander til karantenehotell som refunderes i 2021.  Forbedringen fra 2. tertial der det ble meldt om et merforbruk på 12 mill skyldes refunderte Covid- 19 midler på 5,5 mill og stram økonomistyring.

PERSONAL

Administrasjonsavdelingen hadde ansatte i 78 stillingshjemler  ved utgangen av 2020, 3 av disse er prosjektstillinger på velferdsteknologi. Vi har satt flere stillinger i vakanse for å redusere merforbruket i 2020. Lærlingene kommer i tillegg.

Sykefraværet i AA endte opp på 5,3 % i 2020. Avdelinga har hatt fokus på nærvær og tilrettelegging i 2020, og Covid 19 har for avdelingen betydd at kortidsfraværet er redusert.  For hele kommunen ligger sykefraværet på 8,8 % som er en liten økning fra 2019 (8,7 %).

MÅL OG RESULTATER

Digitalisering og robotisering

Godtgjørelser til bystyret og utvalg er digitalisert. Digi-Nordland er etablert  for å bygge en sterk «digitaliseringsmuskel» i nord, der regional samordning for digitalisering av offentlige tjenester står i fokus.

Dokumentsenteret har digitalisert sine tjenester og mottar post elektronisk og benytte elektroniske skjema for å søke kommunale tjenester, i  2020 ble 27 ble nye skjema utarbeidet, kommunen har til sammen 89 elektroniske skjema, 90 % av alle arbeidsavtaler signeres elektronisk.

Stabil drift

Bodø kommune har aldri hatt så god driftsstabilitet som i 2020. Dette til tross for at antall medarbeidere og kompleksitet i løsningene har økt. Enkelte måneder har vært helt uten alvorlige hendelser og driftsstabiliteten har i perioder lagt på over 99,9% - noe som er godt over kravene i driftsavtalen.

10-faktor medarbeiderundersøkelse (arbeidsgiverpolitikk)

Denne medarbeiderundersøkelsen ble gjennomført for andre gang høsten 2020. Restriksjoner og smittevernregler har begrenset muligheten for gjennomføring av personalsamlinger og det viktige oppfølgingsarbeidet er derfor forsinket. Hovedinntrykket er at flere i organisasjonen har sett nytten av å jobbe godt og systematisk med verktøyet. 

10-faktor bygger på omfattende forskning om effektiv ledelse og gode virkemidler for å motivere medarbeidere og hente ut best mulig ytelse. Mening, motivasjon og mestring er viktige friskfaktorer, og 10-faktor er derfor er et godt verktøy i utviklingen av helsefremmende arbeidsplasser innenfor kommunens virksomhetsområde.

Faktorer	Mål i økonomiplanen	Resultat 2020	Resultat 2018
Svarprosent	>79,6	79,5	79,6
Indre motivasjon	4,5	4,2	3,9
Autonomi	4,5	4,2	4,2
Bruk av kompetanse	4,5	4,2	4,3

 

På grunn av restriksjoner i 2020 pga Covid 19 har vi ikke fått gjennomført lederløftet for nye ledere i 2020.

God rekruttering og gjennomføring av lærlingeløftet

Samarbeidet med Jobbnorge har bidratt til en ytterligere profesjonalisering når det gjelder å profilere ledige stillinger og Bodø kommune som arbeidsgiver med totalt 322 publiseringer og 3956 søkere. Inntrykket er at Bodø kommune i hovedsak har et godt søkertilfang. Den største rekrutteringsutfordringen er å få rekruttert og beholde kvalifiserte sykepleiere. Her bistår også HR-kontoret i en flere prosjekter som skal bidra til å løse utfordringen tilknyttet tilgangen på kvalifisert arbeidskraft innenfor helse- og omsorgssektoren.

Lærlingetjenesten

Det ble ansatt 41 nye lærlinger i 2020, av disse var 14 lærlinger i en vekslingsmodell og ansatt i 40 % stilling. Høsten 2020 startet 14 voksne lærlinger i våre virksomheter gjennom Prosjekt helsefagutdanningen for voksne innvandrere. Satsingen på Prosjekt helsefagutdanningen for voksne innvandrere 2019-2023 skjer fordi dette er prioritert arbeid i Bodø kommune med Flyktningkontoret som er prosjekteier, og med følgende samarbeidspartnere, Nordland fylkeskommune, NAV og Bodø voksenopplæring. I forbindelse med pandemiutbruddet våren 2020 har Lærlingetjenesten omdefinert sitt oppfølgingsarbeid og internkontroll til å  fungere tilnærmet heldigitalt. 

Totalt ble det kvalifisert 41 personer  med fagbrev i 2020, pluss 1 lærekandidat med kompetansebevis.