Rutiner for prosess og behandling av private reguleringsplaner

Saksgang

Avklaring

Avklarende spørsmål knyttet til behov for reguleringsplan, krav i kommuneplanens arealdel eller annet stiles Byutvikling Plan ved henvendelse. Det kan også bes om avklaringsmøte. For avklaringsmøte benyttes mal for “anmodning om avklaringsmøte” som er tilgjengelig i dokumentlisten. Det gjøres oppmerksom på at det ved avklaringsmøter utsendes et gebyr i henhold til enhver tid gjeldende gebyrforskrift.

Planinitiativ og Oppstartsmøte

Før oppstart av planarbeidet formaliseres, skal plankonsulent ha klargjort sin planidé og samlet relevante opplysninger om situasjonen. Private forslagsstillere skal sende et planinitiativ, som i nødvendig grad beskriver de videre premissene for planarbeidet, til kommunen senest samtidig med anmodning om oppstartsmøte. For oppstartsmøte benyttes mal for “anmodning om oppstartsmøte” som er tilgjengelig i dokumentlisten. Hva som skal fremgå av planinitiativet følger av mal for " planinitiativ" som er tilgjengelig i dokumentlisten. Det skal også leveres forslag til planavgrensning i SOSI-format.

I kommunens kartløsning finnes opplysninger om kommuneplanens arealdel, gjeldende reguleringsplaner og aktuelle temakart.

Planinitiativet kan stoppes dersom det er i strid med overordnede føringer. Dette må fremgå av brev eller referat fra oppstartsmøte. Er forslagstiller uenig i kommunens vurdering kan planinitiativet forelegges plan- og miljøutvalget til endelig avgjørelse. Det stilles krav til at den som utarbeider et planforslag er fagkyndig. Plankonsulenten er kommunens primære kontaktpunkt gjennom planprosessen.

Til oppstartsmøtet inviteres ulike fagkontorer i kommunen avhengig av hva saken gjelder. Fra forslagsstiller må både forslagsstiller og plankonsulent stille i møtet. Forslagsstiller legger frem planinitiativet. Kommunen stiller krav til planen og kan gi råd om hvordan planen bør utarbeides, og kan bistå i planarbeidet. Plantittel gis av Bodø kommune i oppstartsmøtet. Saksbehandler hos Byutvikling Plan skriver referat fra møtet. Referatet godkjennes av møtedeltakerne.

Dersom det er uenighet på vesentlige punkter i oppstartsmøtet om det videre planarbeidet, kan forslagsstilleren kreve spørsmålet forelagt plan- og miljøutvalget til vurdering.

Det gjøres oppmerksom på at det ved oppstartsmøter utsendes et gebyr i henhold til enhver tid gjeldende gebyrforskrift.

Oppstarsvarsling

Forslagsstilleren skal alltid kunngjøre en melding om oppstart av planarbeid i minst én avis som er alminnelig lest på stedet, og gjennom elektroniske medier.

Offentlige myndigheter, registrerte grunneiere, festere og andre rettighetshavere i planområdet, samt naboer til planområdet, skal underrettes om oppstart av planarbeid. Bodø kommune kan etter avtale legge ut melding om oppstart på kommunens hjemmeside.

Ved varsel om oppstart skal avgrensningen av planområdet angis og planinitiativet og referat fra oppstartsmøtet gjøres offentlig. Frist for å gi innspill til planarbeidet skal være minst fire uker.

Forslag til tekst i annonse og varslingsbrev fremgår av dokumentet “varsling av oppstart” som er tilgjengelig i dokumentlisten.

Eventuelt forslag til planprogram skal sendes på høring og legges ut til offentlig ettersyn senest samtidig med varsel om oppstart av planarbeidet. Frist for å gi uttalelse skal være minst seks uker.

Innspill til oppstarten

Ved private planer er det forslagsstiller som er ansvarlig for oppstartsfasen. Kommunen skal påse at reglene ovenfor blir fulgt.

Privatpersoner, organisasjoner, myndigheter og andre kan sende innspill til oppstartsvarslingen. I planbeskrivelsen skal det fremgå hvilke innspill som kom inn og hvordan disse er vurdert og ivaretatt i planforslaget.

Saksgang

Ved mottatt planleveranse gjennomgås denne og det kontrolleres om alle dokumenter er i henhold til krav og spesifikasjoner. Ved mangler sendes planforslaget tilbake til plankonsulent med krav om at manglene utbedres før forslaget kan behandles.

Når planleveransen er komplett behandles innholdet i planen og det er vanlig at det i denne fasen av prosessen gjøres utbedringer og endringer i planleveransen før den er klar til å sendes ut til høring og offentlig ettersyn.

Byutvikling vil avslutte saken dersom det går 12 mnd fra oppstartsmøte og det ikke er mottatt planleveranse, eller har vært kontakt med kommunen. Dersom saken allikevel skal fremmes må det holdes nytt oppstartsmøte.

Krav til planleveransen

Planforslaget skal utarbeides av fagkyndige.

Private planforslag må innholdsmessig følge opp hovedtrekk og rammer i overordnede kommunale planer, samt nasjonale og regionale planer og føringer.

Planforslaget må utarbeides i samsvar med kart- og planforskriften, nasjonale produktspesifikasjoner og kommunens kravspesifikasjon.

For veiledning om ROS analyser vises det til DSB veileder Samfunnssikkerhet i kommunens arealplanlegging.

Veilederen har blant har en sjekkliste for potensielle uønskede hendelser til ROS analysen.

Kommunens maler for reguleringsbestemmelser og planbeskrivelse skal benyttes.

Planavgrensningen og plan ID skal være utarbeidet og levert av Bodø Kommune.

Planforslaget skal leveres digitalt og sendes Byutvikling Plan ved postmottak@bodo.kommune.no.

Planleveransen for ny eller endring av plan skal bestå av følgende dokumenter:

• Plankart på pdf og sosifil i henhold til “Krav til plankart” (tilgjengelig i dokumentlisten)

• Planbeskrivelse med ROS analyse og eventuell KU / oppsummering av KU (kommunens mal som er tilgjengelig i dokumentlisten skal benyttes)

• Eventuell KU

• Planbestemmelser (kommunens mal som er tilgjengelig i dokumentlisten skal benyttes)

• Digital 3D-modell (se krav til 3D-modell i dokumentlisten)

• Miljøprogram (kan inngå som en del av planbeskrivelsen) 

• VAO-plan (overordnet plan for vann, avløp og overvann)

• Evt. andre dokumenter avtalt tidligere i prosessen; fagutredninger, osv.

Alle dokumenter unntatt kart skal leveres som tekstdokument/Open Document Format (ODF) og Portable Document Format (PDF).

Planforslaget skal inneholde/dokumentere:

• Ivaretakelse av FNs bærekraftsmål

• Grunnforhold og massehåndtering

• Nødvendige temautredninger; Trafikkanalyse, støyutredning, naturmangfold, handelsanalyse, utredning av forurenset grunn, flom- og bølgeberegning, strømningsanalyser, barn og unges interesser, kulturminnekartlegging, osv.

• Energiforsyning i henhold til KPA bestemmelse § 5.1.1

• Sol/skygge-analyse. Hensikten er å ivareta sol på nordsiden av viktige gateløp, i byrom/parker og i uteoppholdsareal

• Vurdering av vind/tunnelvirkning der dagens situasjon endres. For bygninger over 5 etasjer skal det utføres vindanalyse. Hensikten er å planlegge bebyggelse slik at det ikke skapes vindforsterkninger som gjør det ukomfortabelt å oppholde seg i byrom eller går på gatenivå

• Opptegning av fasadeløp og perspektiv av gaterommet som viser sammenheng med nabobebyggelse

• Tilstrekkelig kapasitet på sosial infrastruktur som skole og barnehage

• Beregning av blågrønn faktor

• Det skal fremgå av planen antall ny BRA og i boligprosjekter maks antall boenheter

Listen er ikke uttømmende. Viser til krav i kommuneplan (og evt områdeplan) og mal for planbeskrivelse. Det kan gjøres unntak fra disse kravene i oppstartsmøte.

Planleveranse for endringer etter enklere prosess

Det forutsettes at endringene er innenfor eksisterende planavgrensning. Fører endringen til endring av plankart må det leveres nytt plankart i pdf og sosi format for hele det opprinnelige planområdet. Dette for å bringe planen i samsvar med gjeldene tekniske krav gitt i lov og forskrifter. Unntak kan gjøres etter avtale og i samråd med Byutvikling.

Søknad om endring etter enklere prosess sendes Byutvikling Plan ved postmottak@bodo.kommune.no. Søknad skal inneholde beskrivelse av og begrunnelse for endringene som ønskes.

Saksgang

Når kommunen mottar forslaget til reguleringsplan, skal kommunen innen tolv uker eller en annen frist som er avtalt med forslagsstiller, avgjøre om forslaget skal fremmes ved å sendes på høring og legges ut til offentlig ettersyn. Kommunen kan samtidig fremme alternative forslag til regulering av arealet.

Finner ikke kommunen grunn til å fremme forslaget, skal forslagsstilleren innen tre uker underrettes ved brev. Er forslaget i samsvar med kommuneplanens arealdel eller områderegulering, kan avslaget kreves forelagt plan- og miljøutvalget.

Leder for Byutvikling har delegert myndighet til å sende reguleringsplaner på høring og offentlig ettersyn. Planforslaget gjøres tilgjengelig på Stormen bibliotek, servicetorg og kommunens nettside og annonseres i Avisa Nordland. Frist for å gi uttalelse og eventuelt fremme innsigelse skal være minst seks uker.

Registrerte grunneiere, festere og andre rettighetshavere i planområdet samt naboer som blir direkte berørt, skal underrettes om forslag til reguleringsplan og hvor det er tilgjengelig.

Et offentlig ettersyn er en mulighet for alle, enten det er privatpersoner eller organisasjoner, andre etater og institusjoner eller staten, til å si hva de mener om et planforslag.

UTTALELSER OG INNSIGELSER

Privatpersoner, organisasjoner, myndigheter og andre kan levere uttalelser til planforslaget når det er på høring og offentlig ettersyn.

Kun statlige eller regionale organer og nabokommuner som er berørt av en plan, har rett til å fremme innsigelse til planer. Innsigelse innebærer at myndigheten til å treffe endelig og rettslig bindende planvedtak overføres fra kommunen til departementet, om ikke innsigelsen lar seg løse på lokalt nivå eller gjennom mekling hos statsforvalteren. Innsigelser skal bare brukes der det er nødvendig for å ivareta nasjonale og viktige regionale interesser, eller andre interesser av stor samfunnsmessig betydning. Innsigelser skal være forankret i vedtatte nasjonale eller regionale mål, rammer og retningslinjer.

Saksgang

Etter offentlig ettersyn vurderes planforslaget av kommunen i lys av innkomne uttalelser og om det er tilkommet ny informasjon som har betydning for planen. Dersom planen må endres som følge av uttalelser eller innsigelser fra myndigheter, må det vurderes om planforslaget skal legges ut på ny høring og offentlig ettersyn, eventuelt begrenset høring til berørte parter.

Saksfremlegget eller innstillingen til vedtak skal redegjøre for hvilke vesentlige virkninger planen eller tiltaket vil medføre for miljø og samfunn, og det skal fremgå hvordan høringsuttalelsene er vurdert og hvilken vekt de er tillagt. Alle uttalelser blir også lagt ved saken.

Planprogram og endringer av reguleringsplaner etter enklere prosess, vedtas i Plan- og miljøutvalget. Alle andre plansaker behandles først i Plan- og miljøutvalget før de går til bystyret til sluttbehandling. Er utvalget eller bystyret ikke enig i forslaget, kan de sende saken tilbake og det kan gis retningslinjer for det videre arbeid med planen.

Etter vedtak av planen vil kommunen kunngjøre vedtaket. Registrerte grunneiere, festere og andre rettighetshavere i planområdet samt naboer, når de blir direkte berørt, informeres ved brev. Brevet skal inneholde opplysninger om klageadgangen og frist for klage. Planvedtaket kunngjøres i Avisa Nordland og planen gjøres tilgjengelig gjennom kommunens nettside.

Etter klagefristens utløp forberedes behandling av eventuelle klager. Kommunen avslutter saken etter klagefristen, eller når en eventuell klage er ferdigbehandlet.

Saksgang

Etter forvaltningsloven kan en part eller annen med rettslig klageinteresse i en plansak klage på planvedtak. Det gjelder også statlige myndigheter og fylkeskommunen innen sine respektive ansvarsområder. Ved klage får klager rett til å få planvedtaket overprøvd av en klageinstans.

Bystyret i Bodø kommune foretar forberedende klagesaksbehandling av klager på vedtak i plansaker. Klagen sendes derfor Byutvikling Plan i Bodø kommune som utarbeider saksfremlegg for Plan- og miljøutvalget. Utvalget vedtar innstilling til vedtak i klagesaken som deretter behandles i bystyret. Bystyret kan ta klagen til følge eller videresende klagen til endelig behandling hos Statsforvalteren. Statsforvalteren kan da prøve alle sider av saken, og enten treffe nytt vedtak i saken eller oppheve det og sende saken tilbake til helt eller delvis ny behandling i kommunen. Statsforvalterens vedtak er endelig og kan ikke påklages.

Hva vurderes i en klagesaksbehandling?

Etter plan og bygningsloven er det kommunene som har myndighet til å regulere hvordan de ulike areal skal kunne nyttes. Mange reguleringsplaner utarbeides og fremmes av private, men straks planen legges ut til offentlig ettersyn, er det kommunen sin plan. Det er naturlig at ikke alle er fornøyde med planens innhold ettersom den ofte beror på en interesseavveining hvor noen interesser går foran andre. I stor grad vil avveiningene bero på skjønn, og Statsforvalteren plikter å legge stor vekt på kommunens skjønn. Det Statsforvalteren fullt ut prøver når det gjelder planens innhold, er om kommunens vurdering og konklusjon bygger på relevante planfaglige hensyn. Altså at reguleringen ikke fremtrer vilkårlig, grovt urimelig eller bygger på utenforliggende hensyn (myndighetsmisbruk). Statsforvalteren vil da kunne foreslå at kommunen justerer eller presiserer innholdet i planen. Er kommunen ikke enig i endringsforslaget, vil planen måtte oversendes departementet for endelig avgjørelse. Statsforvalteren har ingen myndighet til selv å vedta en annen reguleringen enn det kommunen har vedtatt.

Plan- og bygningsloven har mange regler om hvordan kommunen skal gå frem når den vedtar en ny reguleringsplan, både i forhold til prosesskrav og krav til redegjørelse for planens formål, innhold og følger. Kommunen har også en plikt til å begrunne sine valg. Plan- og bygningsloven krever for eksempel at kommunen må synliggjøre hvordan de har vurdert mottatte innspill og uttalelser til et planforslag. Statsforvalteren kan fullt ut prøve om planen er blitt vedtatt i tråd med prosessreglene, eller om det er gjort saksbehandlingsfeil som kan anses å ha virket inn på vedtakets innhold. Planvedtaket blir da ugyldig og må oppheves. Kommunen må da behandle saken på nytt.

Hvordan klage på et planvedtak?

Klagen sendes til:
Bodø kommune, Byutvikling Plan. Postboks 319
8001 Bodø

eller

Epost: postmottak@bodo.kommune.no

Klagefrist:
Fristen for å klage er 3 uker fra det tidspunkt informasjon om vedtaket er kommet frem til vedkommende part. For den som ikke har mottatt informasjon om vedtaket, løper fristen fra det tidspunkt vedkommende har fått eller burde ha skaffet seg kjennskap til vedtaket. Ved vedtak som går ut på å tilstå noen en rettighet, skal klagefristen for andre likevel senest løpe ut når det er gått 3 måneder fra det tidspunkt vedtaket ble truffet.

For at klage skal være fremsatt i tide, er det nok at erklæringen før utløpet av fristen er avgitt til postoperatør eller til offentlig tjenestemann som har fullmakt til å ta imot erklæringen. Dersom klagen blir sendt for sent, er det adgang til å se bort fra den. Om man har særlig grunn for det, kan man søke om å få forlenget klagefristen. Man bør da nevne grunnen til forsinkelsen.

Klage skal:

• Være undertegnet av klageren eller klagers fullmektig
• Nevne det vedtak som det klages over, og den eller de endringer som ønskes
• Nevne begrunnelsen for klagen

Rett til innsyn i saksdokumentene:
Med noen begrensninger har klager rett til innsyn i sakens dokumenter. Krav om innsyn rettes til Bodø kommune.

Alminnelig veiledningsplikt:
Bodø kommune ved Byutvikling Plan kan gi generell veiledning om adgangen til å klage, om fremgangsmåten ved klage og om øvrige saksbehandlingsregler innenfor seksjonens saksområde.