Regnskapskontoret
Regnskapskontoret ivaretar på vegne av rådmannen det overordnede ansvaret for regnskapsføring i Bodø kommune.
I tillegg til at regnskapskontoret selv utfører viktige oppgaver på regnskapsområdet, innebærer dette også at regnskapskontoret har viktige oppgaver knyttet til oppfølging og veiledning av kommunens enheter i oppgaver på regnskapsområdet.
Leder for regnskapskontoret er også kommunens regnskapssjef.
Inngående faktura
Alle fakturaer til Bodø kommune skal sendes elektronisk i standardformatet EHF. Fakturaer skal sendes til vår elektroniske adresse: 972418013 3. Fakturareferanse Alle fakturaer skal merkes med fakturareferanse som består av bokstavene ID etterfulgt av et firesifret ansvarsnummer (f.eks. ID1234) i feltet «Deres ref» eller som angitt i vedlegget som viser nærmere tekniske spesifikasjoner. Alle fakturaer skal stiles til Bodø kommune og tilfredsstille krav til salgsdokumenter i henhold til bokføringsforskriften § 5-1-1. Om faktura ikke kan sendes som EHF kan faktura inntil videre sendes som pdf-dokument til faktura@bodo.kommune.no Bodø kommune vil etter 1. mars 2019 returnere alle papirfakturaer og alle fakturaer som ikke er tilfredsstillende merket med referanse slik det fremgår av punkt 3.Elektronisk faktura
Fakturaadresse
Fakturareferanse
Merk: ingen mellomrom mellom ID og tallene, og ingen andre opplysninger i dette feltet!
Fakturareferansen skal oppgis av bestiller i Bodø kommune. Bestillers navn oppgis i annet felt på linjenivå.
(Leverandører som allerede har avtalt annen type fakturareferanse fortsetter med bruk av denne.)Andre krav til faktura
Overgangsordning
Retur av faktura
Utgående faktura
Bodø kommune innfører i januar 2019 ny rutine for distribusjon av fakturaer for å øke graden av digital utsendelse. Dette for å lette arbeidet både for oss og for dere som mottar fakturaer. Den nye formen for utsendelse resulterer også i en ny fakturablankett. Den nye løsningen innebærer at alle faktura blir forsøkt sendt digitalt, enten via AvtaleGiro, eFaktura, Vipps Regning, digital postkasse (Digipost eller eBoks) eller som vedlegg i en e-post. Hvis dette ikke er mulig blir fakturaen levert som papirfaktura i postkassen din. AvtaleGiroHer overlater du arbeidet å betale regningen til banken din. På den måten blir alltid regningene betalt tidsnok, og du slipper således også eventuelle purringer. Ved denne løsningen blir du varslet minst syv dager før regningen forfaller, og forklarende tekst av transkaksjonen vil forekomme på kontoutskrift og i nettbanken din. Dersom du som kunde har Avtalegiro, vil betalingen som tidligere bli trukket direkte i nettbanken. eFaktura eFaktura sikrer at fakturaen kommer kjapt frem, samt at den er ferdig utfylt så du slipper å taste kontonummer, KID og beløp. Ved eFaktura inngår du som kunde en avtale med Bodø kommune at fremtidige regninger utstedt av oss vil bli sendt direkte til din nettbank. eFaktura og avtalegiro i kombinasjon Faktura via Vipps Faktura i Digipost / eBoks Faktura som vedlegg i e-post Faktura levert i postkassa I den anledning tilbyr vi våre kunder mulighet til å inngå eFaktura og/eller avtalegiro, mens våre leverandører kan benytte seg av elektronisk handelsformat (EHF).Digitalisering av fakturautsendelser
eFaktura er vår mest foretrukne distribusjonskanal, og vi vil anbefale alle våre kunder å opprette eFakturaavtale i banken.
Det er også mulighet for å kombinere disse to tjenestene. Her lar du banken betale regningen for deg, men i tillegg vil du motta faktura direkte i nettbanken.
Gjennom den nye løsningen har vi nå mulighet til å tilby Vipps Regning. Dette forutsetter at du benytter Vipps, og har aktivert Vipps Regning inne i appen. Da vil fakturaen havne i appen og kan godkjennes med en gang, uten at du trenger å taste KID, kontonummer eller beløp.
For å motta faktura på Digipost/eBoks må du har opprettet en digital postkasse hos en av disse leverandørene. Dersom du allerede har avtale om eFaktura eller avtalegiro med kommunen vil disse være foretrukket foran Digital Postkasse.
Ønsker du å få fakturaen tilsendt som et PDF-vedlegg til e-post, kan du kontakte oss for å få registrert din epostadresse i vårt system. Vi må presisere at dersom du har andre digitale kanaler som avtalegiro, eFaktura, Vippsfaktura eller Digital postkasse, vil disse bli foretrukket fremfor epost.
Dersom vi ikke får treff i noen digitale kanaler, vil fakturaen bli levert i postkassa på samme måte som tidligere, og den eneste forskjellen du vil merke, er at utseende på fakturaen er noe endret. Den nye blanketten har ikke girodel i bunnen, så om man ønsker å benytte brevgiro må man fylle ut en tom giroblankett. Tomme giroblanketter fås i banken, eller hos servicetorget i kommunen. På servicetorget kan du også få hjelp til utfylling av giro dersom dette er ønskelig.