2 Forberedelse av møter, innkalling og saksliste
§ 2-1 Saksforberedelse
Kommunedirektøren skal påse at saker som legges frem for folkevalgte organer er forsvarlig utredet.
Utredningen skal gi et faktisk og rettslig grunnlag for å treffe vedtak, jf kommuneloven § 13-1, 3. avsnitt.
Utredningen skal skje i form av saksframlegg som skal inneholde forslag til vedtak (innstilling). Saksframlegg
med innstilling skal følge innkallingen, og kan ikke endres etter dette.
Tilleggsinformasjon kan eventuelt gis i form av tilleggsnotat, som skal gjøres tilgjengelig på lik linje med øvrige
møtedokumenter.
Dersom organet utsetter realitetsbehandlingen av en sak til et senere møte i påvente av tilleggsinformasjon,
skal denne informasjonen gis i form av en AD-sak til den opprinnelige saken.
§ 2-2 Innkalling og saksliste
Leder av organet setter opp sakslisten for møtet. Ordfører avgjør hvilket folkevalgt organ som skal behandle
en sak dersom det er tvil om dette.
En sak som er oppført til behandling (innstilling eller vedtak) i et organ under bystyret kan ikke tas til
realitetsbehandling i et annet organ på samme nivå. Kommunale råd og kommunedelsutvalg skal gis
anledning til å uttale seg om saker som angår deres virkeområde før endelig vedtak fattes i saken.
Innkallingen til møter i folkevalgte organer i Bodø kommune skal sendes ut med rimelig varsel jf
kommuneloven § 11-3, 1. ledd. Møteinnkallingen skal inneholde liste over de sakene som skal behandles,
saksframlegg og øvrige møtedokumenter i disse sakene.
Møteinnkallingen sendes elektronisk til organets medlemmer. For bystyret, formannskapet og utvalg som
utgår av bystyret skal møteinnkallingen sendes ut 10 dager før møtet, inklusive utsendelsesdagen og
møtedagen. For andre folkevalgte organer skal møteinnkallingen sendes ut så snart som mulig etter at
Kommunedirektøren har ferdigstilt saken.
§ 2-3 Møteplikt og innkalling av varamedlemmer
Det er møteplikt i folkevalgte organer, med mindre man har gyldig forfall. Med gyldig forfall menes sykdom
eller andre hindringer som gjør det uforholdsmessig vanskelig å møte.
Forfall med angivelse av forfallsgrunn skal meldes til politisk sekretariat, slik at varamedlem kan innkalles
med rimelig varsel.
Politisk sekretariat innkaller varamedlemmer fra gruppen som har forfall. Varamedlemmer skal innkalles i den
rekkefølgen de er valgt.
§ 2-4 Inhabilitet og fritak av personlige grunner
Medlem eller innkalt varamedlem plikter å sette seg inn i sakslisten til møtet, og må i god tid før møtet be
politisk sekretariat om habilitetsvurdering dersom det er forhold som kan gjøre at man er inhabil til å
behandle en sak som står på sakslisten jf kommuneloven § 11-10. På tilsvarende måte må det meldes fra
dersom man ønsker å bli fritatt fra å delta i behandlingen av en sak på grunn av personlige forhold jf
kommuneloven § 11-11.
Det er organet selv som tar stilling til spørsmålet om inhabilitet og fritak.
Dersom behov skal varamedlem innkalles.
Behandlingen av spørsmål om inhabilitet og fritak skal fremgå av møteprotokollen jf kommuneloven § 11-4,
2. ledd.