2 Søknadens innhold
Før det søkes om tillatelse til et arrangement er det viktig å definere hvilken type arrangement det søkes tillatelse til. Det er forskjellige typer arrangementer – ut fra grad av stenging av trafikkarealer, forventet publikumspotensial, beliggenhet osv.
Søknad om arrangement skal rettes til Teknisk avdeling så snart som mulig og senest 4 uker før arrangementet. Saksbehandlingstid vil variere noe i forhold til type arrangement. Dersom arrangementet er av slik omfang at det kreves politisk behandling og/eller stenging av trafikkarealer, tar saksbehandlingen lengre tid. Det kan være behov for forhåndsmøter i forbindelse med arrangementer.
Arrangementer/festivaler/opplevelsesaktiviteter som krever stort areal og har varighet over 30 dager, eller søknad om forlengelse ut over 30 dager, må sendes til politisk behandling og dette vil medføre lengre saksbehandlingstid.
Beslutningsmyndighet for arrangementer/festivaler/opplevelsesaktiviteter som faller utenfor denne veiledningen delegeres til Rådmannen.
Søknad om arrangement må inneholde de følgende:
Generelle opplysninger
- Navn på arrangør, inkludert organisasjonsnummer og adresse (postal adresse)
- Kontaktperson, inkludert kontakt informasjon – epost og telefonnummer
- Navn på arrangement
- Tidspunkt og sted for arrangement
Opplysning om arrangement
- Beskrivelse av arrangement, inkludert forventet publikumspotensial, typer aktiviteter og andre tilleggs arrangementer
- Beskrivelse av installasjoner (scener, toaletter, telt o.l.), vedlegg foto/tegning/skisse og lignende
- Riggetid: opprigging og nedrigging
- Arrangements åpningstid
- Vakthold
- Lyd/musikk: bruk av høyttalere
- Matservering, alkohol, aldersgrenser
- Renholdsplan/Renovasjonsplan
- Avfallshåndtering
- Metode for festeanordninger/sikring av byggverk og installasjoner
- Universell utforming (Tilgjengelighet for personer med nedsatt funksjonsevne)
- Spesielle forhold (bålbrenning, fyrverkeri, gass o.l.)
Arealdisponering
- Målsatt kart som klart og tydelig viser plassering av utstyr (f.eks. scene, gjerde og andre installasjoner), publikumssoner, toaletter, plassering av tilleggsaktiviteter (f.eks. salg av mat, alkoholserveringssted osv.), innganger og utganger
- Trafikkplan (ved behov for trafikkavvikling ut fra risikovurdering) – veistenging med påfølgende varslings/skiltplaner/plan for trafikkdirigering eller vaktplassering/parkeringsrestriksjoner m.v.)
- Plan for strøm (ved behov)
- Planer for vann og avløp (ved behov)
- Tilbakelevering av areal
Kopi av søknaden sendes til Politiet i Salten. Dersom arrangementet avholdes i et byggverk eller på et område som normalt ikke benyttes til slike formål, skal arrangør også sende søknaden til Salten Brann jf. Brannloven § 7. Søknaden som sendes til Salten politi og Salten Brann må inneholde i tillegg til overnevnte (gjelder store arrangementer):
Sikkerhet
- ROS analyse (Risiko og sårbarhetsanalyse)
- Beredskapsplan
- HMS plan
- Sikkerhetsplan
- Opplæring av vaktpersonell
- Informasjonstiltak
Les om tiltak som skal gjennomføres i forbindelse med brannsikkerhet ved festivaler
Flere opplysninger om søknaden som skal sendes til Salten politi finnes i Vedlegg 2
Skriftlig samtykke om godkjenning av arrangementet fra Salten politi sendes som vedlegg til søknad om arrangement/festival som sendes til Bodø kommune ved Teknisk avdeling.
Arrangøren må sende inn en kopi av nabovarsel som vedlegg til søknad som sendes til Bodø kommune ved Teknisk avdeling. Søknaden vil ikke bli behandlet uten overnevnte samtykke og nabovarsel.
For alle arrangementer hvor det serveres alkohol må det søkes om skjenkebevilling, jf. Alkoholloven § 1-6 og 1-7. Søknad om skjenkebevilling må sendes så snart som mulig og senest 3 uker før arrangementet.
Søk om skjenkebevilling for et åpent arrangement
Tillatelse å benytte omsøkt areal gis i form av leieavtale mellom arrangøren og kommunen, samt, forskrift om trafikkavvikling/stenging av veier/parkeringsrestriksjoner (ved behov).
Arrangør av arrangement som framfører sang, musikk eller bruker høyttaler skal sende melding til politiet, jf. Politivedtekt Bodø kommune § 2-3.
Arrangøren har det totale ansvaret for et arrangements sikkerhet, og skal påse at ingen virksomhet drives i strid med gjeldende regelverk eller innebærer risiko for liv og helse.