Saksbehandling og arkiv
Bodø kommune benytter Elements som sak- og arkivsystem. Systemet er godkjent som elektronisk system etter NOARK 5 standard. (Norsk arkivstandard).
Ansvar
Rådmannen har det øverste administrative ansvaret for arkivet i kommunen og har delegert arkivansvaret til arkivleder. Arkivleder er leder for dokumentsenteret og skal påse at lover og forskrifter innenfor arkivfeltet følges.
Konfidensialitet og integritet
Sak- og arkivsystemet Elements er tilgangs- og rollestyrt.
Dokumentsenteret i kommunen har utarbeidet rutiner for internkontroll som er styrende for bruk av sak/arkivsystemet og for tilgangsstyring.
I sak- og arkivsystemet behandler kommunen personopplysninger for å oppfylle lovpålagte oppgaver.
Sak- og arkivsystemet består av post inn og ut til Bodø kommune, samt interne dokumenter mellom saksbehandlere. All post som blir ført inn i systemet vil vise avsender/mottaker, med mindre det er unntatt offentlighet med gyldig hjemmel.
Systemet inneholder sensitive personopplysninger i følgende arkivdeler:
- personalmapper
- elevmapper
- barnemapper
- barnevernssaker/kommuneadvokat
- boligsaker og startlån
- økonomisk rådgivning
Fjernarkiv og arkiv i depot
Bodø kommune har kartlagt kommunens fjernarkiv som oppbevares innelåst i arkivrom i kommunens administrasjonsbygg. Det er kun ansatte ved dokumentsenteret som har tilgang til arkivrommene.
Bodø kommune har avtale med Arkiv i Nordland for forsvarlig oppbevaring av eldre fjernarkiv som er levert til depot.