Retningslinjer for sosiale medier

• Vær bevist på rollen din som ansatt i Bodø kommune. Omverdenen kan oppfatte deg som ambassadør for arbeidsplassen din også når du bruker sosiale medier som privatperson utenfor arbeidstid.
• Vær varsom med hvilken informasjon du deler, og tenk gjennom hva du vil skrive før du publiserer. Taushetsplikt gjelder også i sosiale medier.
• Vær spesielt varsom med å ta bilder av kolleger, av arbeidssituasjoner og av arbeidsplassen. Bilder av kolleger kan kun publiseres hvis kolleger
• samtykker til publisering. Se for øvrig kommunens retningslinjer for bruk av bilder.
• Vær varsom når du svarer på faglige spørsmål eller kommenterer debatter innen ditt fagfelt. Det kan være vanskelig for omverdenen å skille mellom deg som privatperson, deg som ansatt/fagperson og deg som en talsperson som snakker på vegne av Bodø kommune. Vær derfor ryddig og åpen om hvilken rolle du har, og hvilken "hatt” du har på deg til enhver tid.
• Usikker på prinsippene for bruk av sosiale medier? Ta kontakt med din leder eller kommunikasjonsenheten.
   

Bodø kommune har tre offisielle kontoer i sosiale medier, og gjennom disse skal alle kommunens virksomheter belyses med relevante tema og budskap som angår Bodøs befolkning.

Den enkelte virksomhet står fritt til selv å opprette grupper for intern kommunikasjon. Her bør kommunens egne systemer, eks. Teams, benyttes.

Hvis din virksomhet/ avdeling har behov for å opprette egen konto ut over kommunens offisielle kanaler må følgende retningslinjer følges:

1. Kommunikasjonsenheten skal orienteres ved opprettelse av ny konto: 
   Her skal det svares på hvilket behov dere har, og hvorfor dere trenger egen kanal. Kanskje vil en lukket FB-gruppe være mer rett for deres behov? Dette kan kommunikasjonsenheten hjelpe dere å avgjøre. Kommunikasjonsenheten kan også bistå ved spørsmål om oppsett av siden, eller gi råd rundt innhold o.l.
2. Krav til publisering: 
   Det forventes at kontoen holdes aktiv, med et minimumskrav på tre postinger i måneden.
3. Relevant informasjon – ikke interne budskap: 
   For offentlige, åpne kontoer skal informasjonen som deles være relevant for en større målgruppe. For eksempel skal en Facebook/ Instagram-konto fra en skole kunne dele informasjon om 17.mai-feiringer, stort og smått barna gjør iløpet av en skoledag etc, men IKKE dele viktig informasjon kun rettet mot foreldre og foresatte. Da er IST riktig kanal. 
4. Kommunikasjonsrådgiver fra kommunen skal ha administrativ tilgang: 
   En ansatt i kommunens kommunikasjonsenhet skal ha administrativ tilgang til kontoen. Dette er ikke for å overvåke eller drive sensur av siden, men for å sikre at kontoen står uten en «eier» dersom den/ de som har forvaltet kontoen skulle bytte jobb. 
5. Krav til anonymisering av personer: 
   Publisering av bilder med personer skal alltid gjøres med samtykke. I Bodø kommune har vi et samtykkeskjema som skal benyttes i slike tilfeller. Ved publisering av bilder av barn, skal barnet gjøres 100% anonym. Bruk av emoji foran ansikt vil ikke være tilstrekkelig anonymisering. Barnet skal stå med ryggen til, eller bildet skal tas slik at ansiktet/ hodet på barnet ikke blir med i bildet. 
6. Offentlig side eller lukket gruppe? 
   Vurder om siden skal være offentlig, eller om en lukket FB-gruppe er tilstrekkelig for ditt behov. I mange tilfeller vil målgruppen for informasjonen man ønsker å dele være ganske snever. I slike tilfeller kan det være mer hensiktsmessig å opprette en lukket gruppe fremfor en offentlig side. Kommunikasjonsenheten kan være behjelpelig med å ta en vurdering for hva som vil funke best for deres behov. 
    

Når vi opptrer som “Bodø kommune” i sosiale medier, forventes det at vi opptrer deretter. Som hovedregel er det ansatte kommunikasjonsenheten som står for kommentarer/ tilsvar i kommunens offisielle kanaler. 

Dersom en virksomhet eller avdeling drifter en egen kanal i sosiale medier gjelder disse rettesnorene:

• Vi skal alltid svare saklig i kommentarfeltene.
• Vi kan godt være synlig i kommentarfeltet til andre aktører i nettverket ved å kommentere gratulasjoner, positive emojies o.l., men vit alltid konteksten til posten, og husk hvem du kommuniserer som. 
• Dobbeltsjekk alltid om du kommenterer/ liker en post med din private profil, eller med kommunens profil. 
• Meldinger i innboksen skal besvares innen rimelig tid, men det forventes ikke svar i helg med mindre det er særlige grunner til det (vurder alvorlighetsgrad). Arbeidstid i innboksen til sosiale medier er mandag-fredag fra kl 08.00-15.30.
• Vi går ikke dypt inn i enkeltsaker, men kommenterer/ svarer på generelt grunnlag basert på vedtak og informasjon som ligger tilgjengelig på kommunens nettside. Hvis kommentaren/ spørsmålet gjelder enkeltsaker (eks “ikke brøytet fortau i Bankgata) skal de henvises til varslingsplattformen på våre nettsider.
• Er du i tvil, ta kontakt med kommunikasjonsenheten. 
   

Det skal ikke forekomme saksbehandling i sosiale medier. Slike spørsmål skal videreformidles og arkiveres. Generell veiledning eller henvisning til fakta på nettsidene er ikke saksbehandling.

Offentlighetslovens bestemmelser gjelder også i sosiale medier.

1. Påse at du har tillatelse til å bruke bildet du skal poste – husk fotokreditering nederst i posten
2. Se etter skrivefeil, få gjerne noen andre til å lese over hvis det er mye tekst
3. Sjekk at bilde/ video er i riktig format
4. Hvis bildekarusell, sjekk at bildene ligger i rett rekkefølge
5. Planlegg posten ved å bruke planleggingsverktøyet i business manager. Dette sikrer publisering som treffer målgruppen best. 
    

Hvorfor bruker Bodø kommune sosiale medier:

Bodø kommune er på sosiale medier for å øke kunnskapen til målgruppen (innbyggere, folk med interesse i Bodø kommune) om hva som rører seg i kommunen. Vi skal inspirere dem til å delta og engasjere seg i byutviklingen, opplyse dem om viktige arrangementer og kunngjøringer.

Gjennom tilstedeværelse på sosiale medier skal vi bygge tillitt blant våre innbyggere, og vise at Bodø kommune er en fremtidsrettet og attraktiv by.

Innholdet vi deler på sosiale medier skal være underholdene, gi økt kunnskap og inspirere. Vi skal alltid ha mottakeren i fokus, og være folkelig og imøtekommende. Dette bidrar til økt tillitt og et mer positivt omdømme for kommunen.

Vi skal være tilgjengelige, og møte målgruppen får på deres premisser. Vi skal skape verdi, både for oss som kommune, og for målgruppen. Ved å være relevante i innholdet vi deler, kan vi løfte frem kommunens tilbud og tjenester på en måte som gir mening for målgruppen, og som inviterer til dialog.

Hvordan fungerer sosiale medier:

Sosiale medier er i konstant utvikling, og det som fungerer i dag kan være utdatert i morgen. Vi må etterstrebe og holde oss aktuelle med det tidsbildet vi lever i, men skal ikke holde tritt med alle trender som til enhver tid foregår.

Vårt hovedfokus er å dele innhold som gir verdi for mottakeren. Det kan være innhold som informerer, engasjerer eller treffer følelser hos dem. For at innholdet vi produserer skal være relevant, må vi holde et øye med verden rundt oss, og hvordan andre kommuniserer i sosiale medier.

Sosiale medier er først og fremst for sosial kontakt. Kanalene inviterer til dialog, samhandling og underholdning, og disse kravene må vi rette oss etter. Ved å være folkelige, og å snakke til «folk flest», kan vi gi relevant og viktig informasjon til vår målgruppe, og samtidig underholde og kommunisere med dem.