Tildelingskontoret
Tildelingskontoret er helse- og omorgsavdelingens forvaltningskontor og kommunens koordinerende enhet.
Kontoret fattet i 2018 6100 vedtak, hvorav 77 var avslag. Rollen som kommunens koordinerende enhet medfører deltakelse i et stadig økende antall arbeidsgrupper og ulike innovasjonsprosjekter, der det er behov for Tildelingskontorets kompetanse og funksjon. Det har også vært en økende etterspørsel etter kontorets deltakelse i ulike nettverk, som KS pasientforløp både i fht somatikk og psykiatri, samt ulike interne og eksterne samhandlingsfora og møter. Økende kompleksitet krever grundigere kartlegging for å sikre rett tjeneste til rett tid og av rett varighet. Koordinerende kreftsykepleier er flyttet til Tildelingskontoret som følge av endring av kreftomsorgsmodellen i Bodø kommune.
Økonomi
Tildelingskontoret hadde ved årets slutt til 13,3 mill kr i merforbruk. Dette er 10,3 mill kr dårligere enn forventet prognose i T2/2018. Resultatet forklares i all hovedsak med et aktivitetsavvik innenfor ABF-området på 10,4 mill kr, samt økte utgifter forbundet med eksterne avtaler, og overliggerdøgn tilknyttet Nordlandssykehuset HF.
Personal
Tildelingskontoret har 23,3 årsverk fordelt på 24 ansatte. Av disse er 17,8 årsverk tilknyttet saksbehandling av søknader om helse- og omsorgstjenester. Kontoret har behov for flere saksbehandlerstillinger for å ivareta sine oppgaver. Dette gjelder i forhold til vurderinger, kartlegginger, revurderinger, samhandling, kvalitet og fag. I en tjeneste som er i vekst vil oppgavene fortsette å øke selv om arbeidsprosesser endres og effektiviseres. Kontoret er i stor grad avhengig av å møte bruker og pårørende i eget hjem for å kunne gjøre de riktige kartlegginger og vurderinger. Tildelingskontoret har et mål om sykefravær på 6%, og hadde i 2018 sykefravær på 3 %. Det tilrettelegges for den enkelte på arbeidsplassen. I tillegg er det lagt til rette for fleksibelt bruk av hjemmekontor.
Mål og resultater
Tildelingskontoret har satt mål for ulike saksbehandlingstid, og oppfyllelse av vedtak. Saksbehandlingstid på helsehjelp og korttidsplass plass skal være under 14 dager, og langtidsplass i institusjon skal være under 30 dager. Oppfølging er utfordrende da fagsystemet i altfor stor grad mangler «påminnelser/korrigeringer» ved manglende eller feil i registreringer. Det vurderes likevel å være akseptable resultat innenfor valgte måltall, bortsett fra vedtatt garantitid på godkjenning til langtidsplass. Avvik på 2 måneders garantien skal være under 5% etter måltallet. Dette var i 2018 på 32%. Årsak til dette er sammensatt, men vurderes i hovedsak å være mangel på heldøgns bofellesskap og langtidsplasser for å innfri innvilgede vedtak.
Tildelingskontoret har i 2018 ferdigstilt og implementert bruk av elektronisk kartleggingsskjema. Kontoret ser dette som en viktig kvalitetsforbedring, og vil arbeide videre med å redusere tidsbruken. Kartleggingsbesøkene er omfattende, og hvert besøk tar i dag 1,5- 2 timer. Velferdsteknologi har i 2018 vært et satsningsområde, og avdelingen ser frem til å rulle ut bruken i enda større fart i 2019. Ved utgangen av året var det f.eks utplassert 22 Evondos medisindispensere. Hjemmetjenesten sentrum har sagt seg villig til å delta i et pilotprosjekt for spredning av velferdsteknologi i avdelingen. Hjemmetjenesten har hatt en sterk vedtaksvekst med 300 t/uke i 2018, samt økning i antall brukere. Økningen er størst i aldersgruppen 67 – 79 år. Av omfang er gruppen med vedtak under 2 t/uke størst. Den mest kostnadskrevende gruppen er brukere med vedtak på 4-6 t/uke og 6-8 t/uke. På bakgrunn av samtale eller hjembesøk med informasjon om kriterier eller annen tjeneste er 99 søknader trukket. Arbeidet som genereres for saksbehandlerne er ofte like stor som ved innvilget søknad. Sammenlignet med 2017 har det også vært en stor økning i antall søknader knyttet til institusjonsområdet. Det har vært færre avslag. Flere hjemmeboende har store bistandsbehov, og det er en økning i antall pasienter som venter på langtidsplass i korttidsavdelingene. Type plasser 2017 2018 Endring Korttid/avlastningsplasser 986 1046 >60 Rehabilitering 134 158 >24 Langtidsplasser 2017 2018 Endring Antall søknader 221 237 >16 Innvilget 174 177 >3 «Ventevedtak» 46 34 <12 Avslag 14 13 >1 Kontoret har et måltall på at beleggsprosenten på korttidsplassene skal være bedre en 90%. I 2018 hadde Sentrum sykehjem en beleggsprosent på 86,69 %. Sølvsuper helse- og velferdssenter 75,40 %, og Rehabiliteringsavdelingen 86,41 %. Det har vært en sterk økning i antall utskrivningsklare døgn i Nordlandssykehuset HF som kommunen betaler for. Fra 46 døgn i 2017 til 261 døgn i 2018. Til tross for økningen vurderes dette og være et meget godt resultat sammenlignet med mange andre kommuner. Les mer om mål og resultater