Interne tjenester
Administrasjonsavdelingen har i 2018 arbeidet med og gjennomført flere store prosjekter som kommer til stor nytte i den kommunale hverdagen. Bodø kommune nærmer seg måltallet med 100 lærlinger i og med at vi har 93 aktive lærlinger i 2018.
Her er noen viktige milepæler:
- Digitaliseringsstrategien for Bodø kommune med tilhørende retningslinjer ble ferdigstilt og legger føringene for videre digitaliseringsarbeid i kommunen.
- Rådhusprosjektet har stått sentralt for å sikre samhandlingseffekter og forbedringer av tjenesteproduksjonen.
- Lønnspolitisk plan er blitt et godt og solid dokument og førte til en god gjennomføring av lønnsforhandlingene.
- 10-faktor ble gjennomført med en svarprosent på 80, og oppfølgingsarbeidet er godt i gang. 10-faktor implementeres i lederavtaler, måldokument og jobbes med i etablerte arbeidsmiljøgrupper i hele organisasjonen.
- Omfattende og grunnleggende utviklingsarbeid for publisering av nye portal er gjennomført.
- Dokumentasjonssenteret og servicekontor har prioritert opplæring i Elements, økt digitalisering, samt bruk av svar inn og svar ut.
- I 2018 har kommunen revidert det overordnede beredskapsplanverket, herunder helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse), overordnet beredskapsplan, samt oppfølgingsplan for det helhetlige og systematiske samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet i kommunen.
- For kommuneadvokaten økte antallet barnevernssaker noe, og det har også vært en økning i antallet forespørsler om rådgivning.
- IKT plattformen ble betydelig oppgradert i 2018, noe som har ført til bedre stabilitet og responstid for kommunens brukere, spesielt gjelder dette for de kritiske fagsystemene på helse og omsorg.
Økonomi
| Beskrivelse | Regnskap 2018 | Reg budsjett 2018 | Avvik 2018 |
|---|---|---|---|
| AA FELLES | 2 473 929 | 2 799 600 | 325 671 |
| KOMMUNEADVOKAT | 1 938 504 | 1 882 800 | -55 704 |
| DIGITALISERING OG IKT | 41 730 729 | 37 211 200 | -4 519 529 |
| HR | 32 396 670 | 31 730 700 | -665 970 |
| LÆRLINGER | 11 984 716 | 11 751 400 | -233 316 |
| KOMMUNIKASJON | 23 373 443 | 22 512 600 | -860 843 |
| SUM | 113 897 990 | 107 888 300 | -6 009 690 |
Personal
Måltallet for sykefraværet internt for Administrasjonsavdelingen var på 4,5 %. Dette målet ble ikke nådd, og fraværet for avdelingen endte totalt på 6,9 %. HR-kontoret har en aktiv og sentral rolle for å øke nærværet i hele kommunen. Det har derfor i 2018 fortløpende vært igangsatt og gjennomført omfattende tiltak for å få redusert sykefravær, herunder jevnlige opplæringstiltak der det blant annet har vært fokus på den betydning trivsel og meningsfylt arbeid har for jobbnærvær.
Det er etablert et felles AMU for AA, ØF og NU i 2018, med tilhørende miljøgrupper.
Mål og resultater
HR
I 2018 ble det gjennomført medarbeiderundersøkelse i hele kommunen med nesten 80 i svarprosent. I en nasjonal sammenligning ligger Bodø kommunes skår på gjennomsnittet.
Rådhusprosjektets OU-del
Hovedaktivitetene i prosjektet har vært valg av arbeidsplasskonsept, innplassering av enheter og møblering. For å nå målsettingene om økt samhandling, modernisering og effektivisering, gjennomføres det et eget lederutviklingsprogram med tittelen ”Ledelse i åpenhet”. Tema i 2018 var endringsledelse. Det har også vært gjennomført verksted for alle medarbeiderne. De fleste enhetene som skal inn i Rådhuset har hatt en uke i øvebasen på Vollen for å forberede seg på nye arbeidsformen, og evalueringene derfra har vært en viktig brukerstemme inn i prosjektet.
«Slik gjør vi det i Bodø» er slagordet vi jobber etter for å få på plass retningslinjer og reglement som skal gi lik praksis. Dette jobber administrasjon og tillitsvalgte med i fellesskap.
Lederstøtte Det er stort behov for juridisk veiledning i organisasjonen. Ny personvernlov fra 2018 medførte at det er innført et omfattende prosedyreverk. I april ble reviderte varslingsrutiner vedtatt, med en tydeligere profil på ønsket om at ansatte sier ifra om kritikkverdige forhold, varslervernet og vernet av den kritikken retter seg mot. Dette henger nøye sammen med den ytrings- og åpenhetskultur vi hele tiden må verne om og utvikle i organisasjonen. Rekruttering Lærlingetjenesten Kommunikasjon og service Tallet på innsynsbegjæringer fra media har økt det siste året, og tar nokså mye tid, både hos oss og i organisasjonen for øvrig. I tillegg til dette er rådgivning av ansatte i tradisjonelle mediesaker og i sosiale medier, en viktig arbeidsoppgave. Kommunikasjon bistår også ordfører i mediespørsmål når ordfører ber om det. Omfanget av dette er varierende, men må betegnes som en viktig oppgave også i 2018. Servicetorget og dokumentsenteret jobber daglig med å yte gode tjenester til innbyggere, næringsliv og folkevalgte. Gode selvbetjeningsløsninger og elektronisk post er hovedsatsingsområdet og servicetorget gir digital veiledning til de som har behov for det. Dokumentsenteret jobber daglig med å fordele post og kvalitetssikre dokumentflyten. IKT Mobilmast på Bliksvær ble satt i drift – til glede for lokalbefolkningen og ikke minst som et viktig ledd i trygging av sjøtrafikken i området. Bodø kommune ble tildelt midler og signerte kontrakt med EU i forhold til utbygging av wifi4eu. Et ikke kommersielt bredbåndstilbud som tilbys på tvers i hele EU/EØS området. Stadig nye kommuner viser interesse for et vertskommunesamarbeid på drift av IKT tjenester. Det er påbegynt et arbeid mot Rødøy kommune og det forventes at i løpet av 2019 vil avtale bli signert. Driftsplattformen Beredskap Samlet sett har kommunen jobbet helhetlig og systematisk med samfunnssikkerhet og beredskap i 2018, og har nå planverk som tilfredsstiller lovkravene som følger av lov og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Kriseteamet Kriseteamet er organisert direkte under rådmann/ass rådmann noe som oppleves som svært hensiktsmessig. Leder av kriseteamet inngår som medlem av Rådmannens krise- og beredskapsstab. Kommuneadvokaten Les mer om mål og resultater
Behovet for lederstøtte fra HR-kontoret, har vært omfattende i hele 2018. Dette har resultert i flere arbeidskrevende oppgaver med stor spennvidde i kompleksitet i saker og prosesser både på drift og utvikling.
I 2018 var det 467 publiseringer med totalt 5 647 søkere. På flere ulike typer stillinger er det mange kvalifiserte søkere. Tall, erfaring, og tilbakemeldinger fra ulike hold, tyder på at vi både fremstår som, og er en attraktiv arbeidsgiver i nord. Det er fortsatt betydelige og særskilte utfordringer i rekruttering av sykepleiere. Både når det gjelder sykepleiere og lærere er det iverksatt egne rekrutteringstiltak og økonomiske incitamenter er også benyttet. I tillegg benyttes lønnspolitisk plan aktivt og lønn som personalpolitisk virkemiddel både for å rekruttere, utvikle og beholde kvalifiserte medarbeidere i organisasjonen.
Ved utgangen av året hadde Bodø kommune 93 lærlinger i drift. Delmålet for 2018, mot totalt 100 lærlinger, var nådd. I 2018 hadde alle lærlinger oppstart av læretiden førstkommende mandag etter skoleslutt. Det er mange fordeler med tidlig lærestart, og den viktigste er økt læringstrykk gjennom hele lærlingperioden. Nytt av 2018 var prisen "Årets instruktør". Prisen ble delt ut av ordfører Ida Pinnerød. Formålet er å synliggjøre, anerkjenne og løfte frem det positive arbeidet instruktørene gjør for å utdanne lærlinger i Bodø kommune. Totalt 51 lærlinger startet sin læretid i Bodø kommune i 2018. 26 lærlinger avla fagprøve og alle disse fikk bestått prøve.
Det store prosjektet med å utvikle og legge til rette for å gi kommunen en ny hjemmeside, har vært hovedoppgaven for Kommunikasjon.
Digitaliseringsstrategien for Bodø kommune med tilhørende retningslinjer ble ferdigstilt og legger føringene for videre digitaliseringsarbeid i kommunen. Teknisk plattform for robotisering ble etablert. Den dannet grunnlaget for automatiseringsarbeidet som ble gjort på regnskap innenfor fakturaområdet. Kommunens første robot så dagens lys. Nye arbeidsprosesser står for tur i 2019.
IKT plattformen (serverplattform og nettverk) ble betydelig oppgradert i 2018. Oppgraderingen har gitt en langt bedre stabilitet og responstid for kommunens brukere. Ikke minst merkes dette for felles løsningene og de kritiske fagsystemene innenfor helse og omsorg.
I 2018 har kommunen revidert det overordnede beredskapsplanverket, herunder helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse), overordnet beredskapsplan, samt oppfølgingsplan for det helhetlige og systematiske samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet i kommunen. Kommunens kriseledelse har vært involvert i håndteringen av to reelle uønskede hendeIser relatert til vannforsyning, og hendelsene har vært grundig evaluert i etterkant for å sikre læring. I tillegg har kommunen deltatt i Fylkesmannens årlige øvelse; «Øvelse Nordland». Den nye personvernforordningen (GDPR) som trådte i kraft i 2018 medførte et omfattende arbeid med revisjon og utarbeidelse av prosedyrer og styringsdokumenter for å sikre at kommunen innfridde de nye kravene som fulgte den nye personvernlovgivningen. Videre har kommunen hatt en aktiv pådriverrolle for å videreføre det interkommunale beredskapsprosjektet «Beredskapsforum Salten», og i 2018 har kommunen styrket samarbeidet både med andre kommuner i Salten, men også med eksterne samfunnssikkerhetsaktører.
Viser til politisk sak (bystyret 07.12.2017, Beredskapsplan for kriseteamet ) der organisatorisk plassering ble endret og det ble innført beredskap i høytider og ferier. Dette evalueres som svært positivt. Kriseteamet er en del av Bodøs kommunes akuttberedskap. Teamet var involvert i 17 saker og mandatet er å gi psykososial omsorg og støtte etter ulykker, brå og uventet død, kriser og katastrofer. Kriseteamet jobber i akutt fasen og består av 12 medlemmer i tillegg til prest, politi, merkantil og psykolog.
Kommuneadvokaten bistår alle avdelinger med rådgivning og prosedyre. I 2018 økte antallet barnevernssaker noe, og det har også vært en økning i antallet forespørsler om rådgivning. Våren 2018 gjennomført kommuneadvokaten en faktaundersøkelse etter varsel om brudd på arbeidsmiljøloven, hvor spørsmål om trakassering og gjengjeldelse ble vurdert. Vår erfaring er at kommuneadvokaten, på grunn av sin uavhengige stilling, er godt egnet til en slik oppgave. Advokatene er også to av de som utfører vigsler i kommunen, hvilket har vært en ny og hyggelig oppgave. Dette foregår i samarbeid med politisk sekretariat som forbereder og tilrettelegger for vigslene på en utmerket måte.